Introducción
Grupo Legal Especializado S.A.S. (en adelante, “la Compañía”), en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes, adopta la presente Política de Protección de Datos Personales con el fin de garantizar el adecuado manejo, recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y en general tratamiento de la información personal de clientes, empleados, proveedores, contratistas y terceros.
La protección de los datos personales es un compromiso esencial para la Compañía, que actúa como responsable y encargado del tratamiento, procurando siempre la confidencialidad, integridad, seguridad y transparencia en el manejo de la información.
Identificación del responsable del tratamiento
GRUPO LEGAL ESPECIALIZADO S.A.S., en adelante GLE, es una sociedad comercial domiciliada en Bogotá D. C., Colombia, dedicada a la prestación de servicios jurídicos, recuperación de cartera administrativa, prejurídica y jurídica, gestión de cobranza y servicios empresariales relacionados.
En cumplimiento de su compromiso con la privacidad y la protección de los datos personales, adopta la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales.
Los datos de identificación y contacto de la compañía son:
- Razón social: GRUPO LEGAL ESPECIALIZADO S.A.S.
- NIT: 900.800.978-5
- Domicilio: Bogotá D. C., Colombia
- Dirección: Carrera 15 No. 76-40, piso 4
- Correo electrónico: gerencia@grupolegalespecializado.com
- Celular y WhatsApp: 300 353 7617
- Página web: www.grupolegalespecializado.com
GLE podrá actuar como responsable del tratamiento cuando determine directamente las finalidades y los medios del tratamiento de los datos personales.
Asimismo, podrá actuar como encargado del tratamiento cuando reciba información de sus clientes empresariales para ejecutar servicios jurídicos o de recuperación de cartera por cuenta de estos.
En cada caso, la compañía observará las obligaciones correspondientes a su calidad de responsable o encargado.
Objetivo
Establecer los principios, procedimientos y condiciones mediante los cuales GLE realiza la recolección, almacenamiento, consulta, utilización, actualización, circulación, conservación y eliminación de datos personales.
La presente política tiene como objetivos:
- Proteger la privacidad y la información personal de los titulares.
- Garantizar el ejercicio de los derechos relacionados con el tratamiento de datos personales.
- Establecer las finalidades del tratamiento de la información utilizada en la prestación de servicios jurídicos y de recuperación de cartera.
- Regular el uso de los canales de comunicación y las grabaciones telefónicas.
- Establecer condiciones de seguridad y confidencialidad para el tratamiento de información recibida de clientes nacionales e internacionales.
- Definir los procedimientos mediante los cuales los titulares podrán presentar consultas, solicitudes y reclamos.
Ámbito de aplicación
La presente política se aplica a las bases de datos y archivos físicos o digitales que contengan información personal tratada por GLE en desarrollo de sus actividades.
Comprende los datos personales de:
- Clientes y potenciales clientes.
- Representantes legales y contactos de clientes empresariales.
- Deudores, codeudores, avalistas y obligados solidarios.
- Trabajadores, extrabajadores y aspirantes a procesos de selección.
- Proveedores, contratistas y aliados comerciales.
- Usuarios de la página web.
- Personas que presenten solicitudes, consultas o reclamaciones.
También se aplica a la información personal recibida de clientes empresariales nacionales e internacionales para la prestación de servicios jurídicos y de recuperación de cartera.
Su aplicación comprende las actividades desarrolladas desde Colombia y las operaciones internacionales de GLE en Panamá, Costa Rica, Ecuador y República Checa, y en los demás países donde pueda prestar los servicios de acuerdo con las disposiciones legales aplicables a cada operación.
Marco normativo
La presente política se fundamenta en las disposiciones colombianas aplicables a la protección de datos personales, particularmente:
- Constitución Política de Colombia, artículo 15.
- Ley Estatutaria 1581 de 2012.
- Ley Estatutaria 1266 de 2008 y sus modificaciones, cuando resulte aplicable al tratamiento de información financiera, crediticia y comercial.
- Decreto 1074 de 2015 y sus modificaciones.
- Ley 2300 de 2023, en lo relacionado con las condiciones de contacto en las gestiones de cobranza.
GLE observará igualmente las disposiciones que modifiquen, adicionen o sustituyan las anteriores, así como las normas extranjeras que resulten aplicables a sus operaciones internacionales.
Principios rectores
El tratamiento de datos personales realizado por GLE se regirá por los siguientes principios:
- Legalidad
- El tratamiento se desarrollará conforme a las disposiciones legales aplicables.
- Finalidad
- Los datos personales serán utilizados para propósitos legítimos, específicos e informados al titular.
- Libertad
- Se obtendrá la autorización del titular cuando sea legalmente exigible.
- Veracidad y calidad
- La información deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Transparencia
- Los titulares podrán conocer las condiciones del tratamiento de sus datos personales.
- Acceso y circulación restringida
- La información será accesible únicamente para las personas autorizadas o legalmente facultadas.
- Seguridad
- Se adoptarán medidas técnicas, humanas y administrativas apropiadas para prevenir la pérdida, alteración, divulgación o acceso no autorizado a la información.
- Confidencialidad
- Las personas que intervengan en el tratamiento deberán mantener la reserva de la información, incluso después de finalizar su relación contractual o laboral con GLE.
Información personal objeto de tratamiento
En desarrollo de sus actividades, GLE podrá tratar las siguientes categorías de información, según resulte necesario para cada finalidad:
| Categoría | Información |
|---|---|
| Identificación | Nombres, apellidos y documentos de identidad. |
| Contacto | Números telefónicos, direcciones físicas y correos electrónicos. |
| Comercial | Información relacionada con contratos y relaciones comerciales. |
| Financiera y crediticia | Obligaciones, saldos, pagos, estados de cartera y acuerdos de pago. |
| Jurídica | Información necesaria para la gestión de asuntos y procesos judiciales. |
| Comunicaciones | Grabaciones telefónicas, mensajes y registros de gestión. |
| Laboral | Información necesaria para selección, contratación y administración de personal. |
La recolección y utilización de estos datos se limitará a la información necesaria para el cumplimiento de las finalidades correspondientes.
La información financiera, crediticia y comercial será tratada conforme al régimen especial que resulte aplicable.
Finalidades del tratamiento
GLE podrá tratar datos personales para las siguientes finalidades, según la relación existente con cada titular.
1. Prestación de servicios jurídicos
- Atender consultas y solicitudes de servicios jurídicos.
- Analizar documentación relacionada con los asuntos encomendados.
- Elaborar contratos, conceptos, comunicaciones y documentos jurídicos.
- Gestionar y realizar seguimiento a procesos judiciales y extrajudiciales.
- Cumplir obligaciones contractuales y requerimientos de autoridades competentes.
2. Recuperación de cartera y gestión de cobranza
- Identificar y contactar a los titulares de obligaciones.
- Verificar y actualizar información relacionada con obligaciones pendientes.
- Realizar gestiones de cobranza administrativa, prejurídica y jurídica.
- Informar sobre el estado de las obligaciones y las alternativas de normalización.
- Gestionar acuerdos de pago y registrar su cumplimiento.
- Registrar las actuaciones realizadas durante la gestión de cobranza.
- Elaborar informes de gestión para las entidades contratantes.
- Adelantar las actuaciones jurídicas autorizadas que correspondan.
El tratamiento de información de deudores se realizará dentro de los límites legales y contractuales aplicables, respetando su privacidad y evitando la divulgación injustificada de sus obligaciones a terceros.
3. Relaciones comerciales
GLE podrá utilizar los datos personales de clientes y potenciales clientes para:
- Atender solicitudes de información.
- Elaborar y presentar propuestas comerciales.
- Gestionar relaciones contractuales.
- Realizar seguimiento a los servicios solicitados.
- Enviar comunicaciones relacionadas con los servicios contratados.
El envío de comunicaciones publicitarias o promocionales se realizará cuando exista la autorización correspondiente u otra habilitación legal aplicable.
4. Gestión administrativa y laboral
GLE podrá tratar información personal para adelantar procesos de selección, vinculación, contratación, administración de personal, pagos, cumplimiento de obligaciones laborales y demás actividades administrativas relacionadas.
Tratamiento de datos durante las gestiones de cobranza
GLE desarrolla actividades de recuperación de cartera para clientes empresariales nacionales e internacionales.
En estas actividades podrá recibir información personal de las entidades contratantes y tratarla para las finalidades que correspondan a la gestión encomendada.
Cuando actúe como encargado del tratamiento, GLE observará las instrucciones del responsable y se abstendrá de utilizar los datos para finalidades propias incompatibles con el encargo.
Las gestiones de cobranza se realizarán respetando la intimidad de los titulares, las condiciones de contacto autorizadas y las restricciones legales aplicables.
No se divulgará información sobre obligaciones a personas que no estén legalmente facultadas para conocerla.
1. Canales de contacto
GLE podrá utilizar los siguientes canales para el desarrollo de sus actividades comerciales, administrativas, jurídicas y de recuperación de cartera:
- WhatsApp y mensajes de texto: comunicaciones relacionadas con obligaciones, acuerdos de pago, solicitudes y servicios.
- Correo electrónico: comunicaciones relacionadas con obligaciones, acuerdos de pago, solicitudes y servicios.
- Llamadas telefónicas: celulares designados a cada campaña.
GLE podrá utilizar chatbots para el desarrollo de sus actividades.
El uso de los canales descritos estará sujeto a las autorizaciones y condiciones legales aplicables.
En las gestiones de cobranza sujetas a la legislación colombiana, GLE respetará los canales autorizados por los consumidores y las restricciones de horario y periodicidad correspondientes.
Grabación de llamadas telefónicas
GLE realiza grabaciones de las llamadas telefónicas relacionadas con sus actividades de cobranza y atención.
Las grabaciones podrán utilizarse para:
- Documentar las comunicaciones y gestiones realizadas.
- Verificar acuerdos y compromisos adquiridos.
- Realizar seguimiento a la calidad del servicio.
- Atender solicitudes, consultas y reclamaciones.
- Conservar evidencia de actuaciones cuando exista una finalidad legítima y legalmente permitida.
- Cumplir obligaciones contractuales y requerimientos de autoridades competentes.
Los titulares serán informados sobre la grabación y sus finalidades mediante los mecanismos correspondientes.
El acceso a las grabaciones estará restringido al personal autorizado y su conservación se sujetará a los plazos y condiciones aplicables.
Las grabaciones no podrán utilizarse para finalidades incompatibles con aquellas informadas o legalmente permitidas.
Uso de herramientas tecnológicas
GLE utiliza herramientas tecnológicas de apoyo para el desarrollo de sus actividades, incluyendo sistemas de marcación automática y plataformas de gestión de comunicaciones.
Estas herramientas podrán procesar información de identificación, contacto y registros de interacción en la medida necesaria para cumplir las finalidades autorizadas.
Su utilización deberá respetar las condiciones de contacto, los principios de protección de datos y los derechos de los titulares.
GLE no utilizará estas herramientas para divulgar información confidencial a terceros no autorizados.
La implementación de nuevas tecnologías que impliquen tratamientos adicionales de datos personales deberá ser evaluada previamente para determinar sus riesgos y requisitos de protección.
Tratamiento de datos en la página web
GLE dispone de una página web institucional mediante la cual los usuarios pueden consultar información sobre sus servicios y diligenciar formularios de contacto o solicitudes comerciales.
Los datos suministrados mediante estos formularios podrán utilizarse para:
- Identificar al solicitante.
- Responder consultas y solicitudes.
- Elaborar y presentar propuestas de servicios.
- Establecer contacto comercial.
- Realizar seguimiento a las solicitudes recibidas.
La información solicitada deberá limitarse a los datos necesarios para atender cada requerimiento.
Cuando corresponda, los formularios incluirán un mecanismo para obtener la autorización de tratamiento de datos personales y permitirán consultar esta política.
Los datos suministrados para atender una solicitud no serán utilizados automáticamente para finalidades publicitarias distintas de las informadas.
Autorización para el tratamiento
GLE obtendrá la autorización previa, expresa e informada del titular cuando sea legalmente exigible.
La autorización podrá obtenerse mediante formularios físicos o electrónicos, contratos, registros de comunicación u otros mecanismos que permitan acreditar su otorgamiento.
Antes de solicitarla, se informará al titular sobre las finalidades del tratamiento, sus derechos y los canales disponibles para ejercerlos.
No se requerirá autorización en los casos expresamente exceptuados por la legislación aplicable.
La existencia de una excepción no elimina los demás deberes de protección de datos.
Cuando GLE actúe como encargado del tratamiento, verificará con el responsable las condiciones y habilitaciones aplicables al tratamiento de la información recibida.
Tratamiento de datos sensibles y de menores de edad
GLE evitará recolectar datos sensibles que no resulten necesarios para el desarrollo de sus actividades.
Cuando su tratamiento sea indispensable y legalmente procedente, se informará al titular sobre su carácter sensible, la finalidad específica y el carácter facultativo de su suministro, salvo las excepciones legales.
El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes se realizará respetando sus derechos prevalentes y las condiciones especiales previstas en la legislación colombiana.
Derechos de los titulares
Los titulares de datos personales podrán ejercer los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Ser informados sobre el uso dado a sus datos.
- Acceder gratuitamente a su información personal en las condiciones establecidas por la legislación aplicable.
- Solicitar la supresión de sus datos personales o revocar la autorización otorgada cuando resulte legalmente procedente.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite correspondiente ante el responsable o encargado, cuando resulte exigible.
La supresión de información o la revocatoria de una autorización no procederá automáticamente cuando exista una obligación legal o contractual que justifique la conservación o el tratamiento de los datos.
Procedimiento para el ejercicio de derechos
Los titulares de datos personales podrán presentar consultas, solicitudes y reclamos relacionados con el tratamiento de su información a través de los siguientes canales oficiales:
- Correo electrónico: gerencia@grupolegalespecializado.com
- Dirección física: Carrera 15 No. 76-40, piso 4, Bogotá D. C., Colombia.
Las solicitudes deberán contener información suficiente para identificar al titular, describir la petición y permitir su respuesta.
GLE podrá solicitar información adicional estrictamente necesaria para verificar la identidad o representación del solicitante.
1. Consultas
Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recepción.
Cuando no sea posible responder dentro de este plazo, se informará al interesado sobre los motivos de la demora y la nueva fecha de respuesta, que no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.
2. Reclamos
Los reclamos relacionados con la corrección, actualización, supresión o revocatoria de la autorización serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles, contados desde el día siguiente a su recepción completa.
Cuando el reclamo esté incompleto, se solicitará la información necesaria dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción.
Si transcurren dos meses desde el requerimiento sin que el solicitante aporte la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Cuando no sea posible resolverlo dentro del plazo inicial, se informará al interesado antes de su vencimiento y se indicará la nueva fecha de respuesta, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles adicionales.
Estos términos corresponden al régimen general de protección de datos personales. Cuando resulte aplicable un régimen especial, se observarán sus disposiciones particulares.
Seguridad y confidencialidad de la información
GLE adoptará medidas técnicas, humanas y administrativas apropiadas para proteger los datos personales contra pérdida, alteración, divulgación, acceso no autorizado o uso indebido.
Estas medidas deberán comprender, según corresponda:
- Control de acceso a la información.
- Asignación de permisos según las funciones del personal.
- Compromisos de confidencialidad.
- Protección de archivos físicos y digitales.
- Gestión de incidentes de seguridad.
- Capacitación del personal que trata datos personales.
- Control del acceso a grabaciones y registros de comunicaciones.
Las medidas se revisarán y ajustarán teniendo en cuenta la naturaleza de los datos tratados y los riesgos asociados a las actividades de la compañía.
Circulación de información y relación con terceros
GLE podrá comunicar información personal a las entidades contratantes cuando sea necesario para ejecutar los servicios encomendados y exista una habilitación legal o contractual para ello.
Asimismo, podrá suministrar información a autoridades judiciales o administrativas competentes cuando exista un requerimiento legalmente procedente.
GLE ha informado que actualmente no utiliza proveedores externos para el tratamiento de datos personales.
Sin perjuicio de lo anterior, la compañía desarrolla operaciones internacionales mediante personal y aliados ubicados en otros países, conforme a lo establecido en el numeral 18 de esta política.
Cuando dichos aliados deban acceder a información personal, GLE verificará las condiciones jurídicas, contractuales y de seguridad aplicables.
La información no podrá utilizarse para finalidades ajenas a los servicios contratados, salvo que exista una habilitación legal que lo permita.
Transferencia, transmisión y tratamiento internacional de datos personales
GRUPO LEGAL ESPECIALIZADO S.A.S. desarrolla actividades de recuperación de cartera y prestación de servicios jurídicos para clientes nacionales e internacionales, con operaciones en Colombia, Panamá, Costa Rica, Ecuador y República Checa.
En desarrollo de estas actividades, GLE podrá recibir bases de datos personales provenientes del exterior, suministradas por sus clientes empresariales para la ejecución de los servicios contratados.
Las operaciones internacionales podrán desarrollarse desde Colombia o mediante personal y aliados ubicados en los países donde GLE presta sus servicios, de acuerdo con las condiciones contractuales y operativas de cada proyecto.
1. Recepción de información personal proveniente del exterior
GLE podrá recibir bases de datos de clientes empresariales ubicados en Panamá, Costa Rica, Ecuador y República Checa, que contengan información personal relacionada con obligaciones comerciales, financieras y crediticias.
Esta información podrá comprender datos de identificación, contacto, obligaciones pendientes, estados de cartera, acuerdos de pago y demás información necesaria para la ejecución de los servicios contratados.
Los datos recibidos serán utilizados exclusivamente para las finalidades legítimas asociadas a la prestación de los servicios jurídicos y de recuperación de cartera.
GLE deberá verificar con sus clientes las condiciones bajo las cuales se recolectó la información y las habilitaciones correspondientes para su tratamiento.
2. Tratamiento de información en operaciones internacionales
GLE podrá realizar actividades de tratamiento de datos personales desde Colombia y mediante personal o aliados ubicados en Panamá, Costa Rica y Ecuador, según las necesidades de cada operación.
Estas actividades podrán comprender:
- Recepción y almacenamiento de información personal.
- Consulta y actualización de datos relacionados con obligaciones.
- Gestión de cobranza administrativa, prejurídica y jurídica.
- Contacto con titulares mediante los canales autorizados.
- Registro y seguimiento de gestiones y acuerdos de pago.
- Elaboración de informes para los clientes contratantes.
El acceso a la información estará limitado a las personas autorizadas y se realizará conforme a las finalidades del servicio, las condiciones contractuales y la legislación aplicable.
3. Transferencia y transmisión internacional de datos
GLE distinguirá entre las operaciones de recepción de información proveniente del exterior y aquellas que impliquen comunicar datos personales a destinatarios ubicados fuera de Colombia.
Cuando la ejecución de los servicios requiera que personal o aliados ubicados en otros países accedan a información personal, GLE deberá determinar previamente si la operación constituye una transferencia o transmisión internacional de datos.
En estos casos, se verificarán las condiciones legales, contractuales y de seguridad correspondientes.
La recepción de bases de datos provenientes del exterior no constituye, por sí sola, una transferencia internacional de datos desde Colombia.
4. Seguridad y confidencialidad
GLE adoptará medidas técnicas, humanas y administrativas apropiadas para proteger la información personal tratada en sus operaciones internacionales.
Estas medidas estarán orientadas a prevenir el acceso no autorizado, la pérdida, alteración, divulgación o utilización indebida de los datos personales.
El personal y los aliados que participen en las operaciones internacionales deberán respetar las obligaciones de confidencialidad y utilizar la información exclusivamente para las finalidades autorizadas.
5. Cumplimiento de las disposiciones aplicables
El tratamiento internacional de datos personales se realizará conforme a las disposiciones colombianas que resulten aplicables y a las exigencias legales de Panamá, Costa Rica, Ecuador y República Checa, según la naturaleza y ubicación de cada operación.
GLE evaluará las condiciones de protección de datos correspondientes a cada país y adoptará las medidas necesarias para el desarrollo de sus actividades internacionales.
La presente política no supone equivalencia automática entre las legislaciones de los países donde GLE presta sus servicios.
Conservación y eliminación de datos personales
Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades que justifican su tratamiento y las obligaciones legales o contractuales aplicables.
Una vez desaparezcan dichas finalidades y no exista un deber que justifique su conservación, GLE procederá a su eliminación, anonimización o aplicación de las medidas que legalmente correspondan.
Los plazos de conservación podrán variar según la naturaleza de la información, incluyendo expedientes jurídicos, documentos contractuales, registros de cobranza, grabaciones telefónicas y documentos laborales.
GLE deberá definir y aplicar criterios internos de conservación documental que permitan identificar los plazos correspondientes a cada categoría de información.
Responsabilidades internas
La Gerencia de GLE será responsable de promover la implementación de esta política y de asignar las responsabilidades necesarias para su cumplimiento.
El personal que tenga acceso a datos personales deberá utilizarlos únicamente para el desarrollo de sus funciones y respetar las condiciones de confidencialidad y seguridad establecidas.
Las solicitudes de los titulares recibidas en el correo institucional serán gestionadas por el área o persona que GLE designe internamente para esta función.
Modificaciones de la política
GLE podrá modificar la presente política cuando resulte necesario por cambios normativos, operativos, tecnológicos o en las finalidades del tratamiento.
Las modificaciones sustanciales serán comunicadas a los titulares mediante mecanismos adecuados, cuando corresponda.
La versión actualizada estará disponible en la página web institucional.
Vigencia
La presente política entrará en vigor a partir de su aprobación y publicación oficial por parte de GRUPO LEGAL ESPECIALIZADO S.A.S.
Su vigencia será indefinida, sin perjuicio de las modificaciones que resulten necesarias.
Aprobación
La presente política deberá ser revisada y aprobada por la Gerencia de GRUPO LEGAL ESPECIALIZADO S.A.S. antes de su publicación oficial.
| Versión | Fecha | Descripción |
|---|---|---|
| 1 | 15/01/2020 | Creación del procedimiento. |
| Elaboró | Revisó / Aprobó | Revisó / Aprobó |
|---|---|---|
| Anderson Rodriguez | Johanna Roldan | Alexander Morales Botache |
| Responsable SG-SST | Directora Administrativa | Gerente General |